科派軟件企業信息化管理系統--集成化的企業管理平臺

 --管人、管財、管物--售前、售中、售后

     科派軟件企業信息化管理系統是一個管人、財、物，以管人即客戶資源管理、銷售團隊管理為核心，同時集成采購、庫存、財務管理、售后服務、OA辦公自動化于一體的集成化的企業管理平臺。

中小企業在管人上存在的典型問題：

 -- 沒有完整的客戶資料檔案記錄，即使有也不是經常更新

 -- 老客戶流失沒有統計，也無人關注

 -- 潛在客戶信息只有少數上報到公司，跟進情況也不清楚

 -- 業務員工作期間沒有詳細的工作記錄，離職后交接簡單，造成大量人力成本和客戶資源的雙重浪費

    傳統的ERP、進銷存軟件以管財和物為主，而企業管理最重要的是管人，即客戶和銷售團隊，財和物管好了，最多只能產生有限的間接效益，只有把人管好，才能化地為企業創造直接效益。

    科派軟件企業信息化管理系統可以簡單有效地解決中小企業在人、財、物的管理上最常見的問題，幫助企業建立一套簡單易行的管理模式，以極小的投入短時間內即可為企業創造可以計算的顯著效益。

   科派軟件企業信息化管理系統業務流程清晰完整、功能、實用易用，集成化的工作臺及一整套客戶可自定義的可視化管理模式，有效提高工作效率和管理水平，功能強大的自定義報表和隨心所欲的統計分析功能更是得到所有客戶的高度評價。

系統在各部門的運用

業務員

數據錄入

1、客戶信息的錄入及維護：業務員在日常業務拓展過程中，將名片或從其它途徑收集到的客戶及相關聯系人的信息及時錄入系統，如果客戶的地址、電話或聯系人等信息發送變更時，也及時對系統中的客戶資料進行更新；

2、聯系記錄的錄入：業務員平時聯系客戶，不管以電話、郵件、即時通訊、上門拜訪等各種聯系方式，應將與客戶聯系溝通的內容及時錄入系統；

3、報價單的錄入：業務員平時給客戶報價，可將報價信息錄入系統，系統可按預設好的打印模版（用戶可自行設計定制）打印報價單或轉為Excel表格，大大節省手工制作的時間，并方便查詢歷史報價。

 

日常使用

1、客戶聯系的提醒： 1）、今天或明天應聯系的客戶；2）、逾期未及時聯系的客戶；3）、逾期未及時下單或長期沒有業務往來的客戶；

2、客戶資料的查詢和分析統計：按客戶名稱關鍵詞模糊查詢，防止撞單；

3、每天客戶聯系拜訪情況的查詢和分析；

4、業績查詢和統計；

5、應收款的提醒；

6、工資、提成及費用的查詢。

 

銷售助理

 

數據錄入：

1、合同訂單的錄入：客戶傳真訂單過來、或與客戶簽訂銷售合同后，及時將訂單信息錄入系統，包括訂購產品的型號、數量、單價、金額等數據；如果每張訂單的產品不超過5個，一般錄入時間不會超過1分鐘；以每天30-50張訂單計算，錄入時間為半小時-1小時；

2、出貨單的錄入：錄入出貨單，包括出貨日期、出貨倉、出貨產品明細等信息；如果之前已錄入訂單，可直接從訂單將相關信息導出，不必重新錄入，系統可根據預設好的打印模版（用戶可自行設計定制）打印出貨單，如果要打印一式多聯的出貨單，企業應配備針式打印機使用多聯專用打印紙。

 

日常使用：

1、訂單查詢及交貨提醒；

2、統計銷售部門業績；

3、打印出貨單。

 

財務主管

數據錄入：

1、收款后在系統內做收款處理，沖銷應收款；

2、付款后在系統內做付款處理，沖銷應付款；

3、錄入企業日常運營的各種費用支出，如房租、水電、辦公支出、員工工資、提成獎金、各種銷售費用等。

 

日常使用：

1、應收款提醒：本日、本周有哪些應收款，逾期未收的應收款，逾期30天以內、30-60天、60-90天、90-180天、180天以上的逾期應收款；

2、應收款統計分析：哪些客戶應收款比例較大、哪些客戶逾期款累計金額超限、賬齡過長；

3、收/付款查詢和統計：任一時期的收/付款進賬/出賬明細，按收/付款方式、按業務員、按年、月等進行分類統計，顯示各種統計圖表，反映企業資金流入、流出情況；

4、費用查詢和統計：查看企業各類費用和明細支出情況，并可按費用大類、費用項目、按年/月、按業務員進行統計，顯示統計圖表。

采購員 

數據錄入：

1、采購訂單的錄入：錄入供應商名稱、采購產品明細等，可根據預設好的打印模版（用戶可自行設計定制）打印/傳真采購訂單，或導出Excel表發送郵件。

2、采購收貨單的錄入：供應商發貨收妥入庫后，錄入收貨信息，如果之前有錄入采購訂單，可直接從采購訂單將相關數據導出，不必重新錄入。

系統安全性

1、操作權限設定

    企業內不同部門不同崗位的使用人員可分別設定不同的操作權限，比如普通業務員只能看到自己的客戶資料、合同訂單、應收款、費用等數據，而銷售部門主管或辦事處主任、分公司經理可以看到其所屬團隊成員的相關數據，老板和銷售總監則可以看到所有的數據；業務員人員不能看到及使用與采購有關的功能及數據；反之亦然。

2、數據自動備份

    可設定每天固定時間自動備份，系統自動將所有數據打包備份在服務器硬盤的備份目錄下，每天1個備份文件，根據硬盤大小可存儲任意多個備份文件，平時只需經常從服務器硬盤的備份目錄下使用U盤或移動硬盤復制備份文件即可增加保險系數。一旦發生意外，只須一份最近的備份文件就可還原恢復所有數據。

3、異地分支機構訪問的安全控制

    使用VPN軟件或設備，可對在互聯網上傳輸的數據進行打包加密，提高訪問速度，防止數據被竊取泄密，還可進行身份認定，只有通過遠程訪問身份驗證的設備和用戶才可連接到公司服務器

 

與ERP、OA、進銷存、財務軟件的區別和互補

 

    ERP系統主要是應用在有一定規模的生產型企業，主要是對生產流程和財務進行管控；進銷存軟件主要是用在貿易公司或小型生產企業，主要是在企業的采購、銷售、庫存等方面進行管理，其實質是管財、管物；財務軟件則以財務做賬為主，側重會計憑證、科目的錄入、賬務處理和各種會計報表；其實質也是管財、管物；OA辦公自動化軟件則主要是用于企業各部門之間的協同辦公，偏重的是職能部門的行政事務流程處理。

 

    不管是ERP、進銷存還是財務軟件，都要一個共同點，就是只能管財、管物，不管人，體現在系統內的客戶信息單一，缺少營銷過程的動態管理和業務提醒功能，也不能對業務員日常工作狀況進行管控。

 

    同時系統也具備了的進銷存和財務處理的功能，實現了管人、管財、管物，售前、售中、售后的一體化管理，企業可借助新航系統快速建立一個簡單易行的自動化運作管理模式，系統還集成了基本的辦公自動化功能，大大提高日常辦公效率，是一個真正的集成化的企業管理平臺。

 

   如果企業已經在使用ERP、進銷存或財務軟件在生產、采購、倉庫、財務等部門實現了對財、物的管理，則在此基礎上實施新航系統，可以加強企業對業務前臺及售前的管理，有效管理客戶和銷售團隊，提升銷售部門的工作效率和業績。從而與企業當前使用的系統互補，實現企業對人、財、物的管理。

 

錄入和完善工作，責成相關人員限期限量完成；

2、盡快定出銷售部門的工作量指標，要求業務員錄入客戶聯系記錄，并指派專人稽核；

3、盡快錄入企業歷年的銷售數據，可從近期開始往前錄入；

4、關注系統自動列出的歷年流失客戶或逾期未采購客戶，安排專人回訪，爭取客戶回流；

5、基于產品的銷售統計分析，列出可以提價的產品清單和可以降價的產品清單，包括提價、降價空間范圍、市場區域、季節和相關客戶名單，貼在每個業務員的工作臺上。

為什么選擇科派軟件？ 

1、與其它管理軟件相比，科派更關注中小企業在管人、管財、管物幾個方面存在的典型問題和需求，以此為導向，新航系統提供簡單、有效、的信息化解決方案，科派系統內凝聚了很多實用的營銷管理理念，可以幫助企業短期內規范管理，快速建立一整套銷售部門自動化運作的管理模式。